INTRODUCTION
La société de chauffage Van Cutsem, ayant son siège social à Vlezenbeek et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0412.841.601, attache une grande importance à une collecte et un traitement sécurisés, transparents et confidentiels de vos données personnelles. En particulier, nous souhaitons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs contre des risques tels que la perte, la fuite, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illicites. Par le biais de cette Notice de Protection des Données, nous tenons à vous informer sur la collecte et le traitement de vos données personnelles. Nous vous demandons de lire attentivement cette notice, car elle contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et dans quel but. En partageant vos données personnelles, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette Notice de Protection des Données et y consentez expressément, ainsi qu’au traitement lui-même.
CHAMP D’APPLICATION
Cette Notice de Protection des Données s’applique à tous les services que nous fournissons et, en général, à toutes les activités que nous exerçons.
RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET SES ENGAGEMENTS
La société de chauffage Van Cutsem, dont le siège social est à Vlezenbeek et dont le numéro d’entreprise est 0412.841.601, est le responsable du traitement de vos données personnelles. Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la législation belge sur la protection des données personnelles, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (“RGPD”) à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
DONNÉES PERSONNELLES
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous nous communiquez les données personnelles suivantes : vos coordonnées d’identité et de contact (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone et de portable). Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement électronique de la présence, déclaration 30bis des travaux), il se peut que vous nous fournissiez des informations supplémentaires pour enregistrer votre présence (telles que les données de la carte d’identité électronique, le numéro Limosa). Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous comptons sur leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement. Vous n’êtes pas obligé de nous fournir vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la collaboration devient impossible si vous n’acceptez pas la collecte et le traitement de ces données.
OBJECTIFS DU TRAITEMENT ET FONDEMENTS JURIDIQUES
Données clients
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos clients et donneurs d’ordre, de leur personnel, de leurs collaborateurs, de leurs mandataires et d’autres personnes de contact utiles. Les objectifs de ces traitements sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple la déclaration 30bis des travaux) et/ou notre intérêt légitime.
Données des fournisseurs et sous-traitants
Nous collectons et traitons les données d’identité et de contact de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels sous-traitants, de leur personnel, de leurs collaborateurs, de leurs mandataires et d’autres personnes de contact utiles. Les objectifs de ces traitements sont l’exécution de ces contrats, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les fondements juridiques sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme par exemple l’enregistrement électronique obligatoire de la présence, la déclaration 30bis des travaux, la liste de présence ou d’autres obligations dans le cadre des marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (comme pour le marketing direct). Pour l’enregistrement électronique obligatoire de la présence, les données de la carte d’identité électronique ou le numéro Limosa peuvent également être traités le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par e-mail (telles qu’une newsletter ou une invitation à des événements), le consentement sera toujours demandé et peut également être retiré à tout moment.
Données du personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l’administration des salaires. En raison de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé de manière plus détaillée dans une Politique de Protection des Données pour les employés.
Autres données
En plus des données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles d’autres personnes, telles que de nouveaux clients/prospects éventuels, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d’experts, etc. Les objectifs de ces traitements sont dans l’intérêt de nos activités, du marketing direct et des relations publiques. Le fondement juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un contrat.
DURÉE DU TRAITEMENT
Nous conservons et traitons vos données personnelles pendant une période nécessaire aux fins du traitement et en fonction de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous. Les données client et les données des fournisseurs ou sous-traitants seront en tout cas supprimées de nos systèmes après une période de dix ans suivant la fin du contrat ou du projet, sauf en ce qui concerne les données personnelles que nous devons conserver plus longtemps en vertu d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données personnelles sont encore nécessaires.
DROITS
Conformément et sous réserve des conditions de la législation belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données, nous vous informons que vous avez les droits suivants :
Droit d’accès et d’inspection : vous avez le droit d’obtenir un accès gratuit aux données que nous avons sur vous et de savoir comment elles sont utilisées. Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles inexactes, ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes. Droit à l’effacement ou à la limitation : vous avez le droit de demander l’effacement de vos données personnelles ou la limitation de leur traitement dans les circonstances et conditions déterminées par le Règlement Général sur la Protection des Données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation de toute donnée personnelle nécessaire à l’exécution d’une obligation légale, à l’exécution du contrat ou à la poursuite de notre intérêt légitime, tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement. Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs sérieux et légitimes. Veuillez noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles nécessaires à l’exécution d’une obligation légale, à l’exécution du contrat ou à la poursuite de notre intérêt légitime, tant que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Droit de retirer votre consentement : si le traitement des données personnelles est basé sur un consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données personnelles ne seront traitées que si nous disposons d’un autre fondement juridique à cet effet.
DÉCISIONS AUTOMATISÉES ET PROFILAGE
Nous confirmons que le traitement des données personnelles n’inclut pas de profilage et que vous n’êtes pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits mentionnés ci-dessus en contactant Verwarming Van Cutsem. La personne de contact à cette fin est Tom Van Cutsem, avec les coordonnées suivantes : [email protected]. Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles avec soin et légitimité conformément à la réglementation applicable. Si, néanmoins, vous estimez que vos droits sont violés et que vous ne trouvez pas de solution au sein de notre entreprise pour vos préoccupations, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de la : Commission de la vie privée Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles Tél. 02 274 48 00 Fax. 02 274 48 35 E-mail : [email protected] Vous pouvez également porter l’affaire devant un tribunal si vous estimez que vous subiriez un préjudice en raison du traitement de vos données personnelles.
TRANSMISSION À DES TIERS
Certaines données personnelles collectées par nous seront transmises à des tiers prestataires de services, tels que notre fournisseur informatique, notre comptable, notre auditeur, ainsi que par le gouvernement (par exemple, dans le cadre de la déclaration 30bis des travaux, de l’enregistrement électronique de la présence ou de la participation à des marchés publics).
Il est possible que l’un ou plusieurs des tiers mentionnés ci-dessus soient situés en dehors de l’Espace économique européen (“EEE”). Toutefois, seules les données personnelles avec un niveau de protection adéquat seront transmises à des pays tiers.
Les employés, les gestionnaires et/ou les représentants des prestataires de services ou des organismes mentionnés ci-dessus, ainsi que les prestataires de services spécialisés qu’ils ont désignés, doivent respecter la nature confidentielle de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données que dans le cadre des finalités pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transférées à d’autres tiers. Cela peut être le cas, par exemple, si nous devions être entièrement ou partiellement réorganisés, si nos activités devaient être transférées ou si nous étions déclarés en faillite. Il est également possible que des données personnelles doivent être transmises en raison d’une ordonnance judiciaire ou pour se conformer à une obligation légale spécifique. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer préalablement de cette communication à d’autres tiers. Vous reconnaîtrez cependant et comprendrez que cela n’est pas toujours techniquement ou commercialement réalisable dans certaines circonstances ou qu’il peut y avoir des limitations légales. Nous ne vendrons en aucun cas vos données personnelles ou ne les mettrons à disposition commercialement à des agences de marketing direct ou à des prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles selon un niveau de sécurité adéquat et les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la notification erronée à des tiers, ainsi que toute autre utilisation non autorisée de ces données. En aucun cas, Verwarming Van Cutsem ne pourra être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation incorrecte ou illicite par un tiers de vos données personnelles.
TOEGANG DOOR DERDEN
En vue du traitement de vos données personnelles, nous accordons l’accès à celles-ci à nos employés, collaborateurs et mandataires. Nous garantissons un niveau de protection similaire en imposant des obligations contractuelles opposables à ces employés, collaborateurs et mandataires, similaires à celles de cette Notice de Protection des Données.